Apa yang Harus Dilakukan Saat Cargo Tertahan di Bandara?

Jakarta – Cargo tertahan di bandara dapat menghambat proses distribusi dan membuat jadwal pengiriman berubah. Kondisi ini tentu menjadi masalah bagi bisnis yang membutuhkan barang tepat waktu.

Penyebabnya pun beragam. Cargo bisa tertahan karena masalah dokumen, pemeriksaan keamanan, kapasitas penerbangan, ketidaksesuaian data, atau pemeriksaan kepabeanan untuk pengiriman tertentu.

Karena itu, pengirim tidak perlu langsung panik. Langkah pertama adalah mencari tahu alasan cargo tertahan. Setelah mengetahui penyebabnya, pengirim dapat menentukan tindakan yang tepat.

Apa Arti Cargo Tertahan di Bandara?

Cargo tertahan berarti barang belum dapat melanjutkan proses pengiriman ke tujuan berikutnya. Barang mungkin masih berada di gudang cargo, area pemeriksaan, atau tempat penimbunan sementara.

Status tersebut tidak selalu berarti barang mengalami masalah serius. Dalam beberapa kondisi, petugas hanya perlu melakukan pemeriksaan atau menunggu kelengkapan dokumen.

Untuk pengiriman internasional, misalnya, Bea Cukai dapat melakukan penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik sesuai ketentuan kepabeanan. Pemeriksaan tersebut bertujuan memastikan data pemberitahuan dan kondisi barang sesuai dengan dokumen yang diajukan.

Penyebab Cargo Tertahan di Bandara

Sebelum mengambil tindakan, cari tahu penyebab barang tertahan. Berikut beberapa penyebab yang paling umum.

1. Dokumen Pengiriman Belum Lengkap

Dokumen menjadi salah satu faktor penting dalam proses pengiriman cargo.

Kesalahan atau kekurangan data dapat membuat proses pengiriman berhenti sementara. Contohnya meliputi informasi pengirim, penerima, deskripsi barang, jumlah koli, berat, atau dokumen pendukung lainnya.

Untuk pengiriman tertentu, pihak terkait juga dapat membutuhkan invoice, packing list, Air Waybill, dan dokumen lainnya. Bea Cukai menyebut Air Waybill, invoice, dan packing list sebagai dokumen yang dapat menjadi dasar dalam proses perbaikan data manifest.

2. Cargo Masuk Pemeriksaan

Petugas dapat melakukan pemeriksaan terhadap cargo berdasarkan prosedur keamanan atau kepabeanan.

Pada pengiriman impor, Bea Cukai melakukan pemeriksaan berdasarkan manajemen risiko. Pemeriksaan dapat mencakup penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik barang.

Jika petugas membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut, proses pengiriman dapat membutuhkan waktu tambahan.

3. Data Cargo Tidak Sesuai

Perbedaan antara data pada dokumen dan kondisi barang juga dapat menyebabkan penundaan.

Misalnya, dokumen mencantumkan 10 koli, sedangkan petugas menemukan jumlah berbeda. Contoh lainnya adalah perbedaan jenis barang, berat, atau deskripsi produk.

Dalam situasi tersebut, pihak pengirim atau penyedia cargo perlu melakukan klarifikasi dan memperbaiki data jika memang terdapat kesalahan.

4. Barang Membutuhkan Dokumen atau Izin Khusus

Beberapa jenis barang membutuhkan penanganan dan dokumen tambahan.

Barang tertentu dapat masuk kategori khusus karena karakteristik, nilai, atau aturan yang berlaku. Karena itu, pengirim perlu memastikan persyaratan sudah terpenuhi sebelum barang berangkat.

5. Kapasitas Penerbangan Terbatas

Cargo juga dapat tertahan ketika kapasitas pesawat tidak mencukupi.

Maskapai mengatur kapasitas berdasarkan ruang dan berat yang tersedia. Jika cargo belum mendapatkan ruang pada penerbangan tertentu, operator dapat memindahkannya ke penerbangan berikutnya.

Situasi ini dapat terjadi terutama pada periode dengan volume pengiriman tinggi.

6. Masalah Keamanan atau Pemeriksaan Tambahan

Petugas keamanan dapat melakukan pemeriksaan tambahan jika menemukan kondisi yang membutuhkan klarifikasi.

Cargo kemudian dapat menunggu sampai proses pemeriksaan selesai. Pengirim sebaiknya mengikuti arahan petugas dan penyedia cargo agar proses berjalan lebih cepat.

Apa yang Harus Dilakukan Saat Cargo Tertahan?

Jangan langsung mengambil kesimpulan bahwa barang hilang atau rusak. Ikuti beberapa langkah berikut.

1. Cek Status Pengiriman

Pertama, cek status shipment menggunakan nomor resi atau Air Waybill.

Status tersebut dapat memberikan gambaran mengenai posisi dan proses cargo. Jika informasi belum jelas, hubungi customer service atau pihak operasional cargo.

Siapkan nomor shipment agar petugas dapat melakukan pengecekan dengan lebih cepat.

2. Tanyakan Alasan Cargo Tertahan

Setelah menghubungi pihak cargo, tanyakan alasan penahanan secara spesifik.

Beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan antara lain:

• Cargo tertahan di lokasi mana?
• Apa penyebab penahanan?
• Apakah ada dokumen yang kurang?
• Apakah cargo masuk pemeriksaan?
• Apakah barang sudah mendapatkan jadwal penerbangan berikutnya?
• Apakah ada biaya tambahan?
• Kapan estimasi proses dapat selesai?

Dengan informasi tersebut, Anda dapat menentukan langkah berikutnya.

3. Periksa Kembali Dokumen

Jika masalah berkaitan dengan dokumen, segera periksa data yang sudah diberikan.

Pastikan informasi seperti nama pengirim, nama penerima, jumlah barang, berat, jenis barang, dan deskripsi produk sudah sesuai.

Untuk pengiriman internasional, dokumen yang tidak jelas atau tidak lengkap dapat memicu pemeriksaan lebih lanjut.

4. Segera Lengkapi Dokumen yang Kurang

Apabila pihak cargo meminta dokumen tambahan, siapkan dan kirim dokumen tersebut secepat mungkin.

Jangan menunda proses karena waktu penyelesaian dapat semakin panjang.

Selain itu, pastikan dokumen memiliki informasi yang konsisten. Data pada invoice, packing list, Air Waybill, dan dokumen pendukung sebaiknya tidak saling bertentangan.

5. Ikuti Proses Pemeriksaan

Jika cargo masuk pemeriksaan, tunggu proses sesuai prosedur.

Pada pemeriksaan pabean, petugas dapat melakukan penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik. Jika pemeriksaan fisik diperlukan, petugas dapat membuka kemasan untuk mencocokkan kondisi barang dengan dokumen.

Karena itu, pengirim sebaiknya tidak mencoba mengambil atau memindahkan cargo tanpa mengikuti prosedur yang berlaku.

6. Tanyakan Estimasi Keberangkatan Berikutnya

Jika cargo tertahan karena keterbatasan kapasitas penerbangan, tanyakan jadwal penerbangan berikutnya.

Informasi tersebut membantu perusahaan menyesuaikan jadwal penerimaan barang.

Jika barang sangat mendesak, tanyakan juga apakah tersedia alternatif penerbangan atau layanan lain.

7. Pantau Biaya Tambahan

Cargo yang tertahan cukup lama dapat menimbulkan biaya tertentu.

Bea Cukai menjelaskan bahwa pemeriksaan fisik oleh DJBC tidak dikenakan biaya. Namun, pengguna jasa tetap dapat menghadapi biaya seperti storage, cargo handling, lift on-lift off, demurrage, atau biaya lain dari pihak terkait.

Karena itu, tanyakan sejak awal apakah ada biaya tambahan dan siapa yang menanggungnya.

Cara Mencegah Cargo Tertahan di Bandara

Pencegahan dapat mengurangi risiko keterlambatan. Perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah berikut.

Pastikan Data Pengiriman Akurat

Periksa seluruh informasi sebelum melakukan booking.

Pastikan nama, alamat, jumlah koli, berat, ukuran, dan deskripsi barang sudah benar.

Siapkan Dokumen Sejak Awal

Jangan menunggu sampai cargo tiba di bandara untuk menyiapkan dokumen.

Siapkan dokumen yang diperlukan sebelum proses pengiriman berlangsung. Langkah ini dapat membantu tim operasional merespons permintaan dokumen dengan lebih cepat.

Gunakan Packing yang Sesuai

Packing yang baik membantu melindungi barang selama proses handling dan pemeriksaan.

Gunakan kemasan yang sesuai dengan karakteristik barang. Selain itu, berikan marking dan label yang diperlukan.

Informasikan Jenis Barang dengan Jelas

Jangan memberikan deskripsi barang yang terlalu umum.

Gunakan deskripsi yang jelas dan sesuai dengan isi cargo. Informasi yang akurat membantu proses pemeriksaan dan dokumentasi.

Pilih Jasa Cargo yang Memiliki Tim Operasional Responsif

Penyedia cargo yang responsif dapat membantu ketika terjadi kendala di bandara.

Tim operasional dapat melakukan pengecekan status, berkoordinasi dengan pihak terkait, serta memberikan informasi mengenai langkah yang perlu dilakukan.

Kapan Harus Menghubungi Pihak Cargo?

Anda sebaiknya segera menghubungi penyedia cargo jika:

• Status pengiriman tidak berubah dalam waktu yang tidak wajar.
• Cargo melewati estimasi waktu tiba.
• Pihak bandara meminta dokumen tambahan.
• Barang masuk pemeriksaan.
• Ada perbedaan data pada shipment.
• Cargo belum mendapatkan penerbangan lanjutan.
• Muncul informasi mengenai biaya tambahan.

Semakin cepat Anda mendapatkan informasi, semakin mudah Anda menentukan tindakan berikutnya.

Checklist Saat Cargo Tertahan di Bandara

Gunakan checklist berikut agar proses pengecekan lebih terarah:

Hal yang Dicek	Status
Nomor Air Waybill/resi	☐
Lokasi cargo	☐
Alasan cargo tertahan	☐
Status dokumen	☐
Status pemeriksaan	☐
Jadwal penerbangan berikutnya	☐
Estimasi waktu selesai	☐
Potensi biaya tambahan	☐
Kontak petugas cargo	☐

Checklist tersebut membantu perusahaan mengumpulkan informasi penting sebelum mengambil keputusan.

Kesimpulan

Cargo tertahan di bandara tidak selalu berarti barang mengalami masalah serius. Penyebabnya dapat berupa pemeriksaan, dokumen yang belum lengkap, ketidaksesuaian data, keterbatasan kapasitas penerbangan, atau kebutuhan penanganan khusus.

Karena itu, langkah pertama adalah cek status dan cari tahu penyebabnya. Selanjutnya, ikuti arahan pihak cargo dan distribusi logistik dan segera lengkapi dokumen jika diperlukan.

Untuk pengiriman yang masuk proses kepabeanan, pemeriksaan dapat mencakup penelitian dokumen dan pemeriksaan fisik sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan dokumen yang lengkap, data yang akurat, packing yang sesuai, serta komunikasi yang cepat dengan penyedia cargo, risiko keterlambatan dapat diminimalkan.